Por Gladys Morales Valle
Directora ejecutiva – Ética RH
El entorno competitivo y digital que enfrentan hoy las organizaciones, presentan nuevos desafíos, así como oportunidades a las áreas de comunicación interna, que requieren de una visión estratégica y táctica cada vez más profesional, dados los nuevos requerimientos de diversos stakeholders, los cuales obligan al responsable de comunicaciones y a su equipo a actualizar su gestión y comportamiento en esta sociedad hiperconectada y altamente digitalizada.
De esta manera, las áreas de Comunicación Interna de las organizaciones deben tener en consideración:
- Alinearse a la estrategia de la Organización y a la Comunicación Externa.
- Estudiar y adaptarse a las necesidades de las nuevas generaciones, sin olvidar los segmentos más tradicionales.
- Reinventar la forma de comunicar, adaptando los mensajes relevantes para los diferentes grupos de interés.
- Nuevos formatos de comunicación adaptables a multidispositivos.
- Potenciar el lenguaje audiovisual.
- Generar compromiso emocional a través de contenidos de valor y con propósito.
Para que el área de Comunicación interna genere impacto positivo en los colaboradores, siempre será necesario contar con un Plan bien realizado, que deberá brindar soporte a la gestión integral.
¿Por qué?
- Todo en una organización comunica
- La cultura se gesta en las interacciones, conversaciones y relaciones diarias.
- Si queremos desarrollar una cultura organizacional exitosa, debemos destinar energía y tiempo importante para desarrollar espacios de comunicación abiertos y auténticos.
- El éxito de un líder es directamente proporcional a su gestión como comunicador interno.
Por otro lado, es imprescindible que todo Plan de Comunicación Interna incorpore herramientas digitales para potenciar la ejecución de las diferentes actividades:
- Eventos de integración: Nada mejor que incorporar gamificación que permita mantener activo y motivado al grupo.
- Reuniones de equipo: Contar con una agenda virtual de equipo, herramientas colaborativas y de brainstorming.
- Encuesta de clima: Un buen software integrado de gestión del talento o en todo caso plataformas de encuestas que generen estadísticas en línea.
- Campañas de comunicación: Es adecuado lanzar microvideos, así como avisos y folletos virtuales con alta atractividad, que motiven la atención hacia el objetivo de la comunicación.
- Gestión del cambio: Realizar la planificación con una buena metodología y seguimiento con herramientas colaborativas en la nube, para la participación de todos los involucrados.
- Gestión del conocimiento: Es indispensable contar con una Intranet que permita tener un repositorio de documentos y e información, así como mantener la comunicación viva entre todos los miembros de la organización.
- Lanzamientos de proyectos: Existe software de gestión de proyectos que permite la correcta administración de recursos y monitoreo de procesos, logrando que el equipo esté correctamente alineado y así poder comunicar los avances y lanzamiento del proyecto.
- Comunicación de reconocimientos: Las plataformas de reconocimiento virtual permiten que los colaboradores estén motivados al recibir felicitaciones públicas, así como acumular puntos y poder tener acceso a premios tangibles.
- Revistas internas: Un buen diseño y fácil manejo de herramientas virtuales para la publicación de contenido digital consolidado, permite que los colaboradores estén informados de las actividades y avances de la organización, temas del sector, así como conocer logros y particularidades de la vida de sus colegas; esto une a la organización.
- Buzón de sugerencias: Se puede tener un enlace especial a una herramienta abierta tipo panel digital o a un correo específico particular para su gestión.
- Tablón de anuncios: Los avisos de alta rotación tales como: invitación a eventos, cumpleaños, aniversarios, felicitaciones, campañas, lanzamientos, etc., tienen mayor visibilidad en un mural digital o en las redes sociales internas.
- Soporte en el feedback y evaluación de desempeño: Entrenar a los líderes en realizar un buen feedback a través de videos tipo, amerita realizar ediciones simples pero efectivas para la comunicación. De igual manera es necesario contar con microvideos de instrucción sobre el uso del software de evaluación del desempeño.
- Mediciones: Es muy importante contar con el análisis cuantitativo de los resultados de las campañas o acciones para tomar decisiones. Los analistas de datos deberán brindar el apoyo a los responsables, a través de herramientas de visualización para la correcta comprensión de la información.
Por lo tanto, es recomendable definir el Toolkit digital para el área de Comunicación interna
- Herramientas colaborativas
- Las Redes Sociales: Red activa de comunicación que genera la interacción instantánea y permite diseñar comunicación de grupos. Entre ellos está Facebook, Workplace (Facebook corporativo), WhatsApp, etc.
- Intranet: Red interna que incorpora la información por demanda, se usa también como repositorio de información que los colaboradores deben conocer, por ejemplo: manuales de funciones, organigramas, solicitudes de permisos, etc.
- Manejo de proyectos y organización de actividades en grupo: El software MS Project está diseñado para tener el control de las actividades y recursos de un proyecto; el aplicativo TRELLO es funcional, simple e intuitivo para organizar actividades colaborativas.
- Tecnología STT (Speech to text) y TTS (Text to Speech): Son Algoritmos de inteligencia artificial que traducen voz a texto y texto a voz, ayudan a reducir la digitación y utilizar la voz humana para transcribir documentos. De manera inversa el algoritmo de texto a voz, brinda la lectura automatizada de un escrito. En algunas aplicaciones de Microsoft ya vienen incorporadas, también se pueden encontrar aplicativos particulares en la web.
- Muros digitales: Entre varios aplicativos similares está PADLET que es muy sencillo y práctico de usar, permite incluir textos, imágenes y links dentro de cuadros a modo de post-it virtuales y pueden ser compartidos de manera pública o privada.
- Colaboración en línea: Si estás a punto de realizar una actividad de lluvia de ideas o buscas retroalimentación de un tema grupal, el uso de JAMBOARD, es muy sencillo y útil. Consta de una pizarra virtual con creación de post-it de colores, que cada persona puede llenar y mover en toda la pizarra.
- Encuestas en línea: Al iniciar un evento o luego de un tiempo de exposición, es útil realizar preguntas y observar con el público las respuestas en línea, lo cual ayudará a conocer si se está cumpliendo con el propósito; para ello es excelente el uso de MENTIMETER.
- Gamificación: Nadie duda del poder de las herramientas divertidas para afianzar conocimientos u obtener información de los asistentes a una reunión de equipo, evento o capacitación, para ello recomendamos KAHOOT.
- Gestión de calendarios de grupo: Google Calendar permite organizar reuniones y tareas del equipo; es indispensable para emprendedores o empresas pequeñas que no cuenten con un software unificado de agenda,
- Herramientas para realizar contenido
- Realización de folletos virtuales, Infografías: En el aplicativo CANVA podemos encontrar múltiples plantillas para diferentes temas, lo cual genera rapidez y excelente presentación del contenido.
- Realización de videos simples: Si necesitamos herramientas rápidas y simples pero efectivas, podemos contar con POWTOON o Animaker, que cuenta con plantillas que pueden ser adaptables a las necesidades de tu idea.
- Recursos gráficos: Para completar tus contenidos, la comunidad en la web ofrece fotografías y elementos visuales que puedes usar para tus diseños planos o videos, tales como Freepik. Pexels, entre otros.
- Realización de revistas digitales: Una herramienta sencilla y práctica es Flipsnack, para obtener una revista digital atractiva e interactiva.
- Herramientas de productividad
- Encuestas: La importancia de considerar la opinión de tu público e incorporarla en tus comunicaciones consiste en conocer la información que proviene directamente de ellos y puedes obtenerla a través de herramientas como Question Pro, Survey Monkey, Encuestafacil, entre otros.
- Emailing: Si deseas enviar mensajes por correo a gran cantidad de personas, existe la facilidad que nos brinda Sending blue o Mailchimp tanto para el diseño y envío como para el monitoreo de las tasas de respuesta.
- Realidad virtual: Tiene el poder de persuadir, crear fuertes conexiones emocionales que cambian actitudes. Puede ser una herramienta increíble de concientización. Hay empresas especializadas que brindan estos servicios.
- Chatbot: Se trata de una tecnología que permite al colaborador obtener respuestas automáticas y repetitivas, se puede incorporar en la Intranet, en la web de la empresa y en sistemas de mensajería, como Facebook, Whatsapp, etc. Son desarrolladas por empresas especializadas.
- Big data: Consiste en la obtención y cruce de datos para ofrecer soluciones y mensajes personalizados, según el perfil del colaborador. Los analistas de datos usan Excel, SQL y Power BI para segmentar y visualizar la data transformándola en información digerida y conclusiones sencillas de entender y aplicar en las necesidades de comunicación.
La necesidad de la organización de mantenerse competitiva y desarrollarse en otro nivel, la obliga a contar con profesionales cada vez más actualizados en tecnologías digitales, por ello todo colaborador sea del área que fuera o de la profesión que tuviera, debe impulsar su propia transformación digital como un requisito para permanecer vigente en el mercado laboral actual, sin dejar de lado que las áreas de Recursos Humanos, deben preocuparse por cada grupo de la organización y ayudar en elevar su nivel de formación digital, porque el talento es inherente a la persona, pero la formación es una necesidad que debe ser apoyada por la organización.
