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De la Inducción Presencial al On Boarding Digital… “sin perder la esencia”

La Inducción a los colaboradores ya venía transformándose hace muchos años con el objetivo de contagiar en los participantes la mística y sentido de pertenencia a la organización. Tradicionalmente era muy formal: la bienvenida del jefe y del equipo, algunas entrevistas programadas con clientes internos claves, muchos documentos que leer, principalmente la descripción de funciones, que no pocas veces estaba desactualizada y de ahí, el colaborador empezaba con mucha ilusión su proceso de aprendizaje en el puesto y aportes a la empresa que lo contrató.

Posteriormente, dependiendo del tamaño de la empresa, se podía segmentar la Inducción por áreas, tipo de puesto, con diferentes contenidos y plazos, así como certificaciones que se volvieron relevantes. Además, líderes de diferentes áreas asistían a la Inducción para dar la bienvenida y presentar la misión, visión, valores, estrategia y metas de la empresa, siendo ideal que el Gerente General lo hiciera si el grupo era grande, ya que eso conectaba mucho.

Las empresas ya venían siendo muy creativas en generar espacios lúdicos que conecten a los nuevos colaboradores con los líderes, pero también se había avanzado mucho en el tema virtual a través de plataformas y herramientas que permitían la conexión del nuevo colaborador, inclusive desde antes de su ingreso a la empresa para desarrollar tanto documentos obligatorios que eran necesarios para su ingreso a la planilla, como una estructurada guía virtual para entender la organización que le permitiese llegar mejor preparado a su primer día. Muchas empresas también lo sorprendían con un Kit de Bienvenida que con orgullo el nuevo colaborador mostraba a su familia.

Está fuera de discusión la importancia del proceso On Boarding para hacer sentir al nuevo colaborador que va a formar parte de una gran empresa y de un gran equipo. Un cálido recibimiento es clave para su motivación. Todos hemos tenido un primer día de trabajo y lo recordamos como inolvidable por cómo nos hicieron sentir, o simplemente ni lo recordamos porque no tuvo nada de especial y hasta nos sentimos perdidos sin saber a quién recurrir.

La pandemia nos sorprendió a todos y el estado de confinamiento que vivimos nos retó a virtualizar muchos de los procesos de gestión humana y el On Boarding Digital ha sido de los más desafiantes y por eso es prioritario asegurar “SU ESENCIA”: lograr el COMPROMISO del nuevo colaborador. Como muy bien indica Korn Ferry, el compromiso es una emoción, es la conexión emocional que las personas tienen con su trabajo y es el motor de los esfuerzos individuales.

Por eso, el On Boarding Digital debe enfocarse mucho más en la conexión emocional de manera auténtica y brindar al nuevo colaborador una experiencia única e inolvidable. Con el distanciamiento físico parece difícil, pero la creatividad de las áreas de Recursos Humanos no tiene límite y están generando en la virtualidad nuevas formas de hacerlo, mejorando lo existente y descartando lo que no agrega valor.

Un On Boarding Digital puede ser memorable para el nuevo colaborador, por eso debe sorprenderlo e ilusionarlo en lo que viene, sin perder de vista lo básico y funcional, antes de dar paso a la creatividad.

A continuación, algunas prácticas que podemos implementar o rediseñar:

  1. Digitalización de todos los trámites y documentos para hacer más eficiente el proceso de ingreso a la empresa y evitar trámites burocráticos. Se debe utilizar herramientas como la firma digital para agilizar estos procedimientos. (¡básico!)

  1. Mobiliario y herramientas tecnológicas adecuadas desde el 1er día, según perfil del puesto. Hay que evitar que el nuevo colaborador se sienta frustrado por no disponer de los dispositivos y programas necesarios para trabajar. (¡básico!)

  1. Kit de Bienvenida personalizado, ideal que le llegue antes de su 1er día. El decir personalizado es algo tan sencillo como incorporar una tarjeta escrita y firmada por su líder, o si tiene familia un pensamiento que los alegre en este confinamiento. Si la entrega no puede ser física, igual se puede realizar virtualmente. (¡conecta!)

  1. Una Agenda Virtual que asegure los tiempos asignados a reuniones, capacitaciones, entrevistas o tareas que le faciliten conocer la empresa, su equipo, metodologías de trabajo y herramientas colaborativas para estos tiempos. (¡conecta!)

  1. Una Plataforma Virtual de Aprendizaje a la cual se puedan conectar desde cualquier dispositivo, que presente de manera estructurada y clara todos los contenidos necesarios para una experiencia sólida desde la mirada cultural, comercial y operacional, en la adquisición de conocimientos y prácticas, y que además puedan certificarse. Debe ser un camino claro y gradual. (¡básico!)

  1. Incorporar la Gamificación a los procesos de inducción y aprendizaje. En lo personal no he tenido la oportunidad de aplicarla, pero escucho excelentes experiencias. Es una técnica que traslada la mecánica de los juegos al ámbito educativo-profesional, es decir “un aprendizaje divertido”. (¡conecta!)

  1. Las Redes Sociales internas agregan mucho valor en esta virtualidad que estamos viviendo. Pueden personalizarse según las necesidades comunicativas y tecnológicas de cada empresa, Workplace by FB, IBM Connections son algunas de ellas. Y por supuesto, los WhatsApp grupales tan efectivos. Invitemos a los nuevos colaboradores desde su primer día. (¡conecta!)

  1. Contar con Facilitadores comprometidos que acompañen al nuevo colaborador, pueden ser de la misma área o de otra, lo importante es que dicho Facilitador (o Buddy) viva los valores de la empresa y genere esa vivencia que contagie la cultura y el espíritu de la empresa en los primeros 90 días de acompañamiento. (¡conecta!)

  1. La Retroalimentación mutua es clave porque el On Boarding Digital puede ser una curva de aprendizaje ascendente tanto para el nuevo colaborador, como para la empresa. Principalmente su líder debe preguntarle de manera frecuente como se siente y si hay algo en lo que se pueda mejorar desde la empresa, ya que es normal que se presenten fallas de comunicación y dificultades en el proceso de On Boarding, sea presencial, semipresencial o solo digital.

  1. Al final de los primeros 90 días que son claves, es recomendable que el HR Business Partner u otro representante de Recursos Humanostenga una entrevista con el nuevo colaborador sobre el proceso, sus expectativas y la realidad, y también una entrevista con el líder sobre el desenvolvimiento y fit cultural del nuevo colaborador. Es el mejor momento para realizar los ajustes.

  1. Priorizar su bienestar ya queel nuevo colaborador debe saber que confiamos en él para evitar que se extralimite en su horario laboral en la mayoría de las ocasiones, porque hay que considerar el impacto negativo del agotamiento físico y mental. Hay que asegurar se le transmita la importancia de mantener una integración óptima entre vida y trabajo.

Finalmente, sabías que el 4% de los Nuevos Colaboradores deja la empresa después de un desastroso primer día laboral y que el 91% es retenido durante el primer año, si pasó por un eficiente programa On Boarding? (Estudio de Bersin by Deloitte). Por eso, el On Boarding Virtual es una inversión a largo plazo y representa un gran reto para que nuestro nuevo talento conecte de inmediato en un ambiente de confianza, que lo motive y potencie su crecimiento y aporte a la empresa. Todo dependerá de lo que se quiera invertir, pero sin duda, se trata de una inversión que va a beneficiar a la empresa en su objetivo por atraer y retener a los mejores profesionales.

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